Menghasilkan Uang dari Dalam ke Luar

Ini adalah aksioma yang dipahami dengan baik dari dunia bisnis bahwa ada dua cara untuk meningkatkan laba bisnis. Secara sederhana, kedua cara itu adalah menghasilkan uang atau memotong biaya. Sekarang tidak ada bisnis yang dapat memotong biaya menuju profitabilitas. Tetapi dengan cara yang sama, pemborosan dan biaya internal yang berlebihan untuk bisnis apa pun dapat menggerogoti setiap keuntungan yang dinikmati bisnis. Jadi untuk maju dalam lingkungan bisnis yang kompetitif, kedua metode harus digunakan.

Ketika bisnis mengalihkan perhatian pada pemotongan biaya, ada tujuan bisnis yang dinyatakan atau tidak dinyatakan bahwa pemilik bisnis akan menemukan pendarahan signifikan dari pendapatan yang terjadi dalam sistem melakukan bisnis. Jadi jika sistem itu dapat ditingkatkan untuk menghilangkan pemborosan itu, bisnis akan benar-benar menghasilkan uang dari dalam ke luar karena biaya overhead bisnis akan turun secara dramatis.

Kemajuan biasa dari kampanye penghematan biaya seperti itu oleh sebuah bisnis adalah menemukan “buah yang rendah harganya” terlebih dahulu. Maksud kami adalah untuk memenuhi tuntutan manajemen, manajemen menengah akan mengidentifikasi penghematan yang dangkal dengan harapan memenuhi persyaratan. Oleh karena itu beralih dari cangkir sekali pakai ke cangkir atau mengurangi fasilitas ruang istirahat sering pergi pada blok memotong terlebih dahulu.

Sayangnya, sementara mungkin ada beberapa penghematan dangkal yang dapat ditemukan di tempat-tempat seperti itu, pengenalan efisiensi yang signifikan untuk setiap bisnis terletak pada tingkat yang lebih dalam dan mengambil proses yang lebih mendalam untuk menemukan masalah dengan bagaimana hal-hal dilakukan secara internal. Metodologi untuk menemukan “lubang uang” ini dalam sebuah bisnis sering disebut “Peningkatan Proses.” Konsep peningkatan proses adalah membuat diagram proses bisnis tertentu dari awal hingga selesai dan mendokumentasikan tahapan-tahapan yang dilaluinya, penyerahan wewenang untuk proses dan untuk menunjukkan tempat-tempat di mana metode yang tidak efisien menyebabkan biaya yang berlebihan dalam melaksanakan proses itu dalam perjalanan ke tahap akhir penyelesaian proses.

Secara rutin, area struktur bisnis yang paling sering diidentifikasi sebagai kandidat untuk ujian peningkatan proses adalah …

  • Overhead yang berlebihan antar departemen. Departemen dalam sebuah bisnis terkenal karena mengambil suasana fiefdom dan menjadi resisten jika tidak curiga terhadap departemen lain di perusahaan yang sama. Ketika itu terjadi, manajer departemen akan memperkenalkan dokumen dan pemrosesan yang tidak perlu menyebabkan “pekerjaan” pindah ke departemennya dari yang lain atau untuk pekerjaan yang selesai untuk terus berjalan di jalur mereka. Overhead yang berlebihan ini bisa mahal di tingkat departemen dan menjadikan bisnis sebagai unit yang cukup untuk benar-benar mengurangi profitabilitas organisasi.
  • Masalah komunikasi. Proses bisnis bergerak melalui organisasi karena setiap departemen atau entitas menambah nilai pada proses hingga penyelesaian pekerjaan. Namun jika komunikasi antar departemen atau orang di sepanjang rantai proses cacat, suatu proses dapat terhenti dan menunggu berjam-jam jika tidak beberapa hari sebelum komunikasi yang tidak terjawab ditemukan dan pekerjaan dimasukkan ke dalam siklus yang harus diselesaikan. Ini memperlambat atau memecah dalam komunikasi dapat menjadi saluran yang luar biasa bagi perusahaan. Untuk memperbaiki masalah tersebut, alat komunikasi modern harus ditinjau sehingga setiap orang yang signifikan di sepanjang rantai dengan cepat dibuat sadar akan pekerjaan yang perlu dilakukan dan dapat memberi sinyal kepada agen berikutnya bahwa langkah mereka selesai dan bahwa proses tersebut pindah ke tahap selanjutnya.
  • Infrastruktur TI yang tidak efisien. Program komputer yang ketinggalan zaman yang tidak terintegrasi satu sama lain menyebabkan pekerjaan yang tidak perlu dilakukan untuk mengambil data dari satu sistem dan memindahkannya ke program komputer berikutnya hanya untuk dimasukkan lagi di perhentian berikutnya di sepanjang rantai. Standarisasi dan integrasi data dan sistem akan memperkenalkan efisiensi besar untuk proses tersebut.

Dengan merampingkan proses pemindahan persyaratan bisnis dari awal hingga akhir, kita dapat menghilangkan banyak inefisiensi dan limbah yang melekat pada proses itu. Kami dapat memperkenalkan desain integrasi terkini di tingkat TI dan proses untuk dengan cepat memindahkan proses dari satu departemen ke departemen berikutnya setelah selesai. Hasilnya adalah organisasi yang disederhanakan yang tidak lagi “mengeluarkan uang” karena ketidakefisienan dan karenanya menghasilkan uang “dari dalam ke luar”.