Metode Manajemen Proyek – Kutukan atau Berkah

Manajemen proyek adalah bidang keahlian yang telah mengalami beberapa perkembangan signifikan dalam dekade terakhir. Sebuah proyek bisnis dapat memiliki efek yang luas pada bisnis dan menghasilkan peningkatan luar biasa dalam kemampuan bisnis untuk berfungsi di pasar atau kemunduran yang signifikan bagi entitas bisnis tersebut.

Gagasan pendekatan manajemen proyek formal telah ada selama beberapa waktu. Jadi tidak jarang seorang manajer menemukan diri mereka mempelajari disiplin sistem manajemen proyek terstruktur. Metodologi proyek itu mengambil setiap bisnis atau proyek TI tertentu melalui langkah standar yang sama dari konsepsi hingga implementasi. Langkah-langkah itu termasuk …

  • Definisi proyek
  • Kebutuhan analisis dan definisi persyaratan.
  • Analisis manfaat biaya.
  • Ruang lingkup proyek.
  • Jadwal dan anggaran proyek.
  • Spesifikasi terperinci
  • Pengembangan
  • Menguji
  • Pelatihan
  • Penyebaran

Dengan memanfaatkan proses terstandarisasi dalam melakukan semua proyek dengan cara yang sama, menggunakan metode dan alat pelaporan yang sama, ada keterampilan ekonomi di mana para pemimpin proyek dan anggota tim menjadi mahir menavigasi langkah-langkah ini. Lebih lanjut, dengan menggunakan sistem dan kriteria yang sama, skala evaluasi mengenai efektivitas sistem dikembangkan sehingga kemampuan tim proyek untuk bekerja dengan baik seiring waktu meningkat.

Wajar jika metode terstandarisasi ini akan dikodifikasikan dan akhirnya berkembang menjadi sistem yang dikembangkan dengan baik yang dapat membentuk semua proyek menjadi satu standar tunggal. Dengan mengembangkan metode industri yang luas yang membutuhkan pelatihan ketat dan kepatuhan terhadap istilah yang sama, seperangkat alat, dan definisi kesuksesan, sifat “intuitif” menilai efektivitas proyek berkurang. Maka “Metode Manajemen Proyek” dikembangkan dimana manajer proyek dapat menjalani pelatihan yang keras dan menuntut dalam metode standar yang akan diberlakukan melalui sertifikasi di seluruh komunitas bisnis.

Apakah PMM mewakili kutukan atau berkah bagi dunia bisnis tergantung sebagian besar pada aplikasi individu dari metode dan pengukuran dan pengamatan apakah metode itu sendiri memperkenalkan efisiensi pada proses manajemen proyek atau hanya lapisan birokrasi lainnya.
.

Ada beberapa hal positif yang kuat untuk menggunakan metodologi yang distandarisasi pada tingkat industri. Manajer proyek yang telah melalui proses sertifikasi dapat diandalkan untuk menerapkan sistem itu dengan cara yang sama di setiap pengaturan bisnis. Dengan demikian, proses menemukan manajer proyek yang berkualitas menjadi disederhanakan karena proses sertifikasi saja berkomunikasi dengan bisnis sehingga dapat mengharapkan sistem PMM diimplementasikan dengan benar.

Dengan menerapkan metode eksternal sertifikasi dan pengukuran keunggulan, karir manajer proyek mulai mengambil tingkat profesionalisme yang tinggi mirip dengan di bidang hukum dan medis. Jadi gerakan PMM mewakili kedewasaan TI dan disiplin manajemen proyek ketika mereka bergerak menuju tingkat akuntabilitas dan kontrol yang lebih besar.

Bahaya datang dalam implementasi metodologi PMM pada proyek per proyek. Agar manajer tersertifikasi PMM dapat hidup dengan mandatnya, semua proyek harus sesuai dengan cetakan standar. Sifat unik dari masing-masing proyek mungkin tidak mudah masuk ke dalam proses sistematis PMM.

Selain itu, sistem PMM sangat bergantung pada sejumlah besar pertemuan untuk mendokumentasikan bahwa proyek ini mematuhi standar dan proses dokumentasi metodis yang hanya memiliki sedikit ruang untuk variasi atau akomodasi. PMM adalah metodologi yang kompleks sehingga set alat yang harus digunakan untuk melacak prosesnya bisa mahal dan sulit digunakan.

Hasilnya adalah bahwa pengenalan sistem PMM dapat menyebabkan tujuan bisnis sebenarnya dari proyek untuk mengambil prioritas sekunder dengan standar tinggi PMM itu sendiri. Pemimpin proyek yang bekerja di bawah persyaratan PMM dapat menjadi lebih bertanggung jawab terhadap metodologi itu sendiri dan kehilangan pandangan tentang apa yang baik untuk bisnis atau apa yang efisien dalam hal menyelesaikan proyek.

Ada sangat sedikit ruang untuk kreativitas atau penilaian individu dalam batas-batas PMM dan itu bermasalah karena sifat masalah bisnis secara historis tergantung pada penilaian dan keterampilan pemecahan masalah kreatif manajemen menengah. Dengan mendominasi proses proyek dengan kebutuhan metodologi PMM, biaya berlebihan diperkenalkan serta persyaratan rumit yang tidak menguntungkan bisnis atau proyek itu sendiri.

Upah Minimum

Pada Januari 2007, pemerintah federal menaikkan upah minimum nasional. Ini adalah berita lama di beberapa negara bagian di mana upah minimum dinaikkan beberapa bulan sebelum kongres bertindak. Tidak peduli bagaimana Anda melihat peningkatan biaya tenaga kerja, itu akan berdampak pada iklim bisnis dan bagaimana bisnis akan membuat keputusan penting pada 2007 dan ke depan.

Secara teori kenaikan upah minimum seharusnya bukan ekonomi. Ini harus menjadi penyesuaian sederhana untuk inflasi yang telah diadaptasi oleh bisnis. Bahkan, ketika inflasi meningkatkan harga barang dan harga yang dibebankan oleh bisnis, orang mungkin mengharapkan upah pekerja naik secara alami untuk menyamai kemiringan ke atas yang disebabkan oleh inflasi.

Bagaimana Anda memandang baik atau buruk dari kenaikan gelombang minimum mungkin tergantung pada sisi mana pagar Anda tinggal, sisi majikan atau sisi karyawan. Bagi majikan kenaikan biaya karyawan membuat berbisnis lebih mahal dan memengaruhi garis bawah. Bagi karyawan, majikan hanya bersikap kompetitif dan membayar karyawannya upah yang bisa mereka terima. Dalam banyak kasus, Anda mungkin berada di kedua sisi masalah jika Anda memiliki atau mengoperasikan bisnis tetapi memiliki orang-orang dalam keluarga Anda yang berusaha bertahan dengan upah minimum.

Bisnis yang paling terpukul oleh dorongan kenaikan upah ini adalah bisnis kecil. Perusahaan-perusahaan yang mempekerjakan sejumlah besar pekerja tidak terampil dan bergaji rendah dapat melihat lonjakan besar dalam biaya mempertahankan karyawan karena kenaikan gaji karyawan yang diamanatkan pemerintah atau federal. Sering kali perusahaan bisnis kecil beroperasi dengan margin laba yang tipis dan setiap perubahan pada struktur biaya dapat menjadi pukulan mematikan bagi anggaran mereka. Selain itu, karena model bisnis kecil sangat kompetitif, ada sedikit ruang untuk menaikkan harga kepada klien atau pelanggan tanpa risiko kehilangan bisnis kepada pesaing yang lebih besar yang dapat menyerap kenaikan upah minimum tanpa menaikkan harga.

Kekhawatiran ini adalah bagian dari alasan bahwa dari sudut pandang pemerintah, kongres lambat untuk meningkatkan upah minimum. Sudah ada kebencian yang luar biasa dalam populasi untuk bisnis yang merelokasi produksi atau fasilitas pendukung mereka di atas lautan untuk mengambil keuntungan dari pekerja bergaji rendah untuk menjaga garis bawah mereka pada jalurnya. Anda harus tahu bahwa biaya karyawan adalah masalah besar ketika sebuah bisnis bersedia merelokasi sebagian besar operasinya ke negara asing dan mengeluarkan semua biaya itu hanya untuk memanfaatkan basis karyawan yang akan bekerja di bawah upah minimum.

Dari perspektif pekerja, sulit untuk memahami bagaimana tren mengambil pekerjaan bergaji rendah di luar negeri dapat diubah. Kami lambat untuk menghentikan bisnis dari mengambil tindakan yang perlu mereka ambil untuk bersaing di pasar-pasar itulah sebabnya mengapa mengeluarkan undang-undang untuk menghentikan ekspor pekerjaan bukanlah ide yang populer. Walaupun mungkin membantu nasib pekerja di negara ini, itu bertentangan dengan prioritas kami untuk membiarkan pasar bebas dan kapitalisme bermain. Sayangnya, ketika pasar bebas tidak memerintah, kadang-kadang orang baik dibagikan keluar dari program.

Cara terbaik bagi pekerja Amerika untuk memerangi persaingan dari pekerja tidak terampil di luar negeri adalah dengan berhenti menjadi tidak terampil. Dengan memanfaatkan peluang pendidikan dan mendapatkan keterampilan yang berharga, mereka dapat memasuki pasar baru di mana keterampilan itu akan memberi mereka pekerjaan dengan bayaran yang baik yang tidak mungkin pergi ke luar negeri karena keterampilan khusus yang ditawarkan pekerja kepada majikan. Jadi cara terbaik bagi pemerintah untuk memerangi ekspor pekerjaan karena tingginya biaya tenaga kerja adalah tidak secara artifisial menekan pasar untuk menghambat perdagangan bebas. Langkah terbaik adalah membuat pekerja kita lebih terampil, lebih berharga, dan bagi pekerja untuk hanya menyelesaikan persaingan mereka di luar negeri. Ini adalah kapitalisme yang bekerja paling baik dan jika garis serangan itu diikuti, hasilnya bagi semua orang adalah tenaga kerja yang lebih kuat, retensi pekerjaan di Amerika dan ekonomi nasional yang lebih kuat juga.

Rekan Kerja Klien

Gagasan menjadi layanan pelanggan dan berorientasi pada kepuasan pelanggan bukanlah paradigma baru dalam dunia bisnis. Bahkan dalam bisnis yang tidak secara langsung bekerja dengan publik, gagasan penataan perusahaan untuk memenuhi kebutuhan orang-orang yang memungkinkan perusahaan untuk tetap dalam bisnis – pelanggan – adalah nilai inti untuk persentase besar bisnis , terutama yang berhasil.

Tetapi ada segmen dari setiap bisnis yang tidak memiliki kontak dengan pelanggan sehingga sulit bagi mereka untuk mengembangkan mentalitas layanan pelanggan. Dan jika bisnis itu sendiri tidak terstruktur untuk berurusan dengan publik atau memiliki “pelanggan” konvensional, pendekatan itu ke dunia bisnis dapat kurang di tempat kerja. Itulah sebabnya tren bisnis besar di semua jenis pengaturan bisnis adalah mengubah etika kerja secara internal sehingga pekerja memandang mereka yang menggunakan pekerjaan mereka sebagai pelanggan.

Ketika diterapkan dengan benar, setiap karyawan benar-benar mulai memandang satu sama lain, bos mereka dan terutama orang-orang yang mengandalkan pekerjaan mereka di departemen lain sebagai pelanggan atau klien. Secara teori, pendekatan ini bertujuan untuk membangun mentalitas layanan pelanggan bahkan pada pekerja yang hasil pekerjaannya hanya untuk internal.
departemen atau pekerja lain di perusahaan.

Ini merupakan pendekatan inovatif untuk mengubah budaya perusahaan dalam bisnis apa pun. Dengan mengubah pola pikir terutama pekerja kantor menjadi seseorang yang datang untuk bekerja dengan pandangan berorientasi kewirausahaan atau ritel, karyawan dibebaskan untuk menjadi lebih kreatif, lebih agresif dalam menyelesaikan pekerjaan berkualitas untuk “pelanggan” mereka dan mendapatkan perasaan yang lebih besar kepuasan dari memuaskan pelanggan internal mereka.

Merupakan upaya mulia untuk mencoba mengubah budaya tradisional pengaturan bisnis berbasis kantor. Budaya tradisional dari jenis “peternakan cubicle” pengaturan kantor sering menyerupai strip komik Dilbert. Strip itu bisa menyakitkan untuk dibaca jika Anda seorang manajer yang berusaha membuat tim yang kreatif dan proaktif bergerak maju dalam lingkungan bisnis. Tetapi Dilbert menunjukkan beberapa masalah komunikasi yang umum terjadi di lingkungan kantor. Ketidakpercayaan terhadap manajemen, kecenderungan oleh karyawan untuk beralih ke sikap dan perilaku yang tidak produktif dan rendahnya moral dari banyak pengaturan kantor diejek oleh strip.

Konsep bisnis rekan kerja klien berusaha untuk memberdayakan karyawan agar berusaha untuk melakukan yang terbaik meskipun hanya melakukan tugas untuk departemen atau departemen lain di dalam perusahaan. Model pelanggan klien menyerukan untuk melihat departemen lain itu sebagai pelanggan dan menyediakan layanan pelanggan untuk hubungan internal dengan sikap “bersemangat untuk menyenangkan” yang sama yang diperlukan ketika melayani pelanggan eksternal yang pendapatannya mendorong perusahaan.

Ada beberapa nilai nyata yang bisa didapat dengan memperkenalkan sikap layanan pelanggan bahkan ke fungsi dukungan internal dalam perusahaan. Ketika dikombinasikan dengan teknik pemberdayaan lainnya seperti peningkatan proses dan komunikasi terbuka dengan semua tingkat manajemen, itu dapat menyatukan kantor dan menempatkan kehidupan nyata ke dalam staf Anda.

Namun, negatif dari model pelanggan klien harus dihindari. Pendekatan ini dapat menciptakan permusuhan antara rekan kerja dan perasaan keras ketika seorang karyawan merasa bahwa dia tidak diperlakukan seperti pelanggan oleh orang lain. Model pelanggan klien dapat menciptakan jarak antara karyawan sebaya dan mengurangi persahabatan yang memiliki banyak nilai dalam budaya perusahaan yang berorientasi pada tim. Tetapi manajer yang bijak dapat menerapkan model pelanggan klien ke lingkungan bisnis dan memanennya dari hasil produktivitas sambil dengan terampil menghindari jebakan.

Peras Darah dari Bawang

Ada paradigma bisnis baru yang dapat dengan mudah diperhatikan jika Anda memperhatikan tren dalam iklim bisnis yang kita lihat di bagian berita bisnis dari surat kabar lokal kami. Sungguh aneh ketika kita melihat bahwa bahkan di masa ekonomi yang baik, sering kali akan ada gelombang PHK tiba-tiba dalam bisnis yang kita tahu berjalan baik.

Siapa pun yang telah menjadi korban PHK dapat berempati dengan gangguan dan trauma emosional yang dapat disebabkan oleh perubahan seperti itu. Studi dalam tren bisnis telah mendokumentasikan bahwa fenomena PHK bisnis berskala besar jauh lebih lazim dalam sepuluh tahun terakhir daripada di era sejarah komunitas bisnis kita sebelumnya. Jadi kita harus bertanya, apa yang menyebabkan pergeseran perilaku ini oleh majikan?

Sementara kondisi ekonomi dan pergeseran mendadak di pasar dapat banyak berhubungan dengan bagaimana pengusaha mengelola kepegawaian mereka, itu tidak cukup untuk menjelaskan perubahan dramatis perilaku dalam hubungan bisnis antara pengusaha dan karyawan. Penyebab sebenarnya dari perubahan ini berasal dari perubahan filosofi pengusaha.

Model bisnis bersejarah antara pengusaha dan karyawan adalah salah satu kontrak yang saling mendukung. Apakah kontrak disetujui atau hanya dipahami, perjanjian tersebut adalah majikan akan membayar karyawan dan memberinya kebutuhan dasar yang harus mereka kerjakan di tempat untuk mereka. Pegawai, sebagai gantinya akan melakukan tugasnya tepat waktu dan baik, datang untuk bekerja dengan andal dan menjadi karyawan yang loyal. Model ini saling mendukung, kreatif dan berdasarkan kepercayaan.

Paradigma bisnis yang menghasilkan model berbasis PHK dengan perubahan dasar bagaimana karyawan dilihat sedemikian rupa sehingga…

§ Karyawan dipandang sebagai gangguan dan biaya yang sering kali dibenci oleh majikan. Kekesalan ini sangat akut dalam hal tunjangan karyawan seperti asuransi dan liburan yang majikan anggap bukan tanggung jawabnya.

§ Karyawan diharapkan untuk memenuhi peran mereka dalam model bisnis sebelumnya tetapi untuk melakukannya hanya dari rasa terima kasih atas gaji dan tidak lebih. Dengan demikian, pengusaha mengharapkan pengembalian yang sama dari model sebelumnya tetapi mereka ingin mengubah model dalam hal harapan pengusaha tanpa perubahan dari sisi karyawan.

§ Manfaat jangka panjang dapat ditekan melalui pergantian yang sering di pangkalan karyawan. Dengan mengganti staf yang berpengalaman, kebutuhan untuk melihat kenaikan gaji dan untuk memberikan liburan dan akhirnya manfaat pensiun berkurang karena majikan mempertahankan tenaga kerja pada status entry level tanpa batas waktu.

§ Asumsi dasar dari model baru ini adalah bahwa ada pasokan tenaga kerja terampil yang “tak ada habisnya” di luar sana dalam kumpulan pekerja yang menganggur. Oleh karena itu, karyawan saat ini dapat dengan mudah diganti dengan orang yang tidak memiliki pekerjaan, sehingga persamaan sumber daya manusia menjadi eksploitatif.

Sementara model bisnis ini memang masuk akal secara ekonomi, seperti halnya persamaan apa pun, asumsi dasar harus tetap benar selamanya agar model tersebut berfungsi dalam jangka panjang. Tetapi persamaan ini hanya bekerja dalam ekonomi yang tertekan di mana ada sejumlah besar orang yang terampil di pasar tenaga kerja. Pendekatan manajemen sumber daya manusia ini dapat menjadi bumerang buruk jika ada pergeseran di pasar tenaga kerja yang menghilangkan pasokan pekerja pengganti yang berlimpah.

Pendekatan eksploitatif terhadap manajemen karyawan mengubah asumsi kepercayaan antara karyawan dan perusahaan menjadi asumsi ketidakpercayaan. Ini dapat memiliki dampak buruk pada moral karyawan sehingga bahkan karyawan yang masih dipekerjakan akan memberikan kinerja yang buruk karena mereka tidak lagi berada dalam hubungan yang mendukung dengan manajemen. Jawaban dari “Baiklah, maka kita akan memecat mereka yang sudah mati dan mendapatkan yang baru” bukanlah solusi yang berhasil karena begitu semangat kerja karyawan rendah, produktivitas di seluruh angkatan kerja turun dan tetap turun.

Ini memengaruhi kemampuan bisnis untuk mendukung proyek saat ini dan memberikan barang dan layanan berkualitas ke pasar. Dan karena sikap eksploitatif terhadap pekerja menghasilkan produk dan layanan yang buruk bagi klien, bisnis akan mulai kehilangan pangsa pasar yang merupakan sinyal awal bahwa bisnis ditakdirkan untuk punah. Ini adalah alasan yang cukup untuk menguji kembali model bisnis pekerjaan dan mempertimbangkan kembali hubungan kepercayaan dengan basis karyawan di perusahaan kita, untuk kebaikan mereka dan juga untuk kita sendiri.

Manajemen Proyek dari Tim Global

Dunia semakin kecil. Ya, secara fisik tidak menjadi lebih kecil tetapi itu adalah salah satu cara untuk mengatakan bahwa komunikasi global telah menjadi sangat cepat sehingga dunia benar-benar satu komunitas dalam banyak cara. Dengan munculnya internet, email, pesan instan, dan VOIP, sangat mungkin untuk melakukan bisnis dengan mitra dagang di seluruh dunia tanpa harus meninggalkan kantor Anda.

Bagi banyak bisnis yang berada di ujung tombak paradigma bisnis baru, konsep bisnis yang terisolasi secara geografis menjadi usang. Sangat mungkin untuk mengumpulkan konsorsium bisnis atau tim proyek yang terdiri dari para ahli materi pelajaran yang tersebar di semua zona waktu dan dari seluruh dunia. Faktanya, manajemen proyek bisnis yang didesentralisasi semacam ini menjadi lebih banyak norma daripada pengecualian di lingkungan bisnis abad kedua puluh satu.

Jadi seperti halnya orang-orang di bidang pemasaran, pengembangan produk, dan investasi telah belajar bagaimana memaksimalkan tim proyek yang dipisahkan oleh ratusan atau ribuan mil, manajer proyek juga harus mengadaptasi metodologi manajemen proyek untuk mengakomodasi pendekatan serupa untuk menyelesaikan bisnis.

Manajemen proyek konvensional adalah pendekatan sistematis untuk mengambil proyek dari ruang lingkup ke implementasi yang telah terbukti berhasil di ribuan perusahaan. Kami tidak punya alasan untuk meninggalkan metodologi yang dikembangkan dengan baik ini. Tetapi ketika paradigma bisnis baru muncul, kita harus menyesuaikan bahkan metodologi standar seperti manajemen proyek agar sesuai dengan cara bisnis dilakukan di abad ini.

Komunikasi adalah kunci untuk setiap proyek yang berhasil. Ini adalah tantangan untuk memanfaatkan tim dari lintas geografis yang luas. Sangat mungkin Anda dapat menjalankan seluruh proyek dengan anggota tim yang tidak pernah Anda lihat. Jadi untuk memfasilitasi komunikasi yang sering dan terkini, kita harus memanfaatkan teknologi yang kita miliki seperti …

§ Blog, wiccis dan lingkungan kerja bersama. Lingkungan berbagi grup di web menjadi semakin umum. Dengan mengatur alat yang diatur secara online di mana anggota tim dapat memposting laporan status, meninggalkan email, memperbarui perangkat lunak manajemen proyek, mengajukan laporan pengeluaran dan tetap berkomunikasi satu sama lain, Anda memfasilitasi jenis komunikasi yang membuat tim terus bergerak maju dengan sukses . Blog, papan pesan pribadi dan wiccis juga merupakan sarana yang sangat baik untuk melakukan “percakapan” yang berkelanjutan antara anggota tim yang dapat diperiksa siapa pun dan terperangkap dengan konten dari apa yang telah dilakukan dan apa yang sedang direncanakan untuk proyek tersebut. .

§ Pohon email yang dikendalikan. Sebagai manajer proyek, email adalah cara yang jelas untuk tetap berkomunikasi dengan anggota tim. Namun, ini bisa kacau balau dengan terus mengikuti pohon email yang bergerak cepat. Itu mungkin menjadi alasan yang bagus untuk menjebak semua pohon email dalam perangkat lunak manajemen proyek online Anda sehingga kontribusi semua orang di tim dapat ditangkap untuk ditinjau lebih lanjut.

§ Rapat staf IM. IM dapat diperluas sehingga tidak hanya membawa dua peserta. Anda dapat menjadwalkan rapat staf mingguan Anda menggunakan ruang konferensi IM dan menangkap seluruh proses dalam log IM sehingga meyakinkan diri sendiri bahwa tidak ada yang dikatakan akan “jatuh melalui celah.

Dengan menjadi mahir dalam menggunakan dunia maya sebagai “lokasi” utama dari interaksi tim proyek Anda, Anda benar-benar dapat membuat tim dengan bakat yang sangat terspesialisasi yang dapat ditemukan dari mana saja di dunia. Ini sangat memperluas kemampuan Anda untuk memanfaatkan pikiran terbaik untuk pekerjaan Anda dan untuk merampingkan proses manajemen proyek. Ini akan membutuhkan waktu untuk terbiasa dan akan ada beberapa kesalahan langkah di sepanjang jalan. Tetapi jika Anda dapat menaklukkan manajemen tim global menggunakan alat internet, itu akan menjadi keterampilan yang berharga untuk berhasil melaksanakan proyek global untuk bisnis Anda.

Manajemen dengan Berjalan Sekitar

Metode MBWA adalah konsep manajemen yang telah mendapatkan banyak “desas-desus” dan popularitas dalam dekade terakhir karena merupakan bagian dari model bisnis untuk perubahan budaya dalam perusahaan yang telah terbukti berhasil di banyak bisnis. Konsep asli diciptakan oleh David Packard selama masa-masa awal organisasi Hewlett Packard, sebuah perusahaan Lembah Silikon yang terkenal dengan basis karyawannya yang loyal dan sangat kreatif yang tampaknya mencapai tingkat produktivitas dan kepuasan karyawan jauh di luar norma.

“The HP Way” yang merupakan bagian dari metode “manajemen dengan berjalan” didasarkan pada konsep bahwa karyawan, khususnya para ahli materi pelajaran di bidangnya, mampu menjadi bagian dari proses penyelesaian masalah dan pendekatan tim. untuk menciptakan ide-ide bisnis baru dan berinovasi cara untuk memecahkan masalah jauh lebih unggul daripada pendekatan manajemen “top down” yang muncul dengan semua jawaban dan mendikte mereka kepada staf yang ceroboh tetapi patuh.

Packard adalah orang yang percaya pada ruang terbuka, tidak ada tembok dan akses mudah ke budaya perusahaan manajemen yang dicontohkan MBWA. Dengan memungkinkan interaksi yang sering dan tidak terjadwal antara karyawan dan antara manajemen dan staf, ide-ide baru diberikan peluang maksimum untuk dilahirkan dan dorongan untuk dikembangkan yang mengarah pada budaya bisnis yang lebih responsif dan fleksibel dan yang memiliki pendekatan kuat untuk pertumbuhan dan perubahan.

Untuk menerapkan MBWA, manajer harus merangkul konsep hubungan yang fleksibel dan santai dengan staf. Rincian metode yang dipromosikan MBWA diringkas dengan baik dalam judul, manajemen dengan berjalan-jalan. Ini menunjukkan bahwa alih-alih hanya bertemu dengan karyawan pada waktu yang dijadwalkan dalam pengaturan formal jauh dari karyawan lain atau dalam rapat staf tempat agenda diterbitkan sebelumnya, banyak peluang bagi karyawan untuk berbicara dengan manajemen didorong. Ketika penyelia atau manajer berjalan bebas di antara karyawan sepanjang hari kerja mereka, kesempatan untuk mengajukan pertanyaan dan untuk berinteraksi tentang ide-ide baru yang sedang dipertimbangkan karyawan sering terjadi. Dari kunjungan yang tidak terjadwal dan sering itu ketika manajer berjalan dari satu kubus ke kubus yang lain, konsep-konsep hebat dapat lahir yang kemudian dapat dipupuk menjadi gagasan produk baru atau solusi baru untuk masalah.

Namun, jika hubungan antara manajemen dan karyawan bersifat formal, berdasarkan rasa takut atau intimidasi atau tidak didasarkan pada kehangatan dan persahabatan, sistem MBWA akan beralih dari metode pemecahan masalah kolaboratif yang kuat menjadi mimpi buruk yang luar biasa bagi semua orang. Anda tidak ingin karyawan Anda takut dengan kunjungan “drop in” Anda dan melihat produktivitas mereka turun ketika Anda memasuki ruang kerja mereka karena mereka begitu peduli dengan manajemen yang terkesan dan melayani sehingga mereka tidak suka kedatangan Anda di dunia mereka. Sungguh menakjubkan betapa cepatnya jaringan karyawan dapat mendeteksi dan mengatur sistem peringatan dini ketika manajer berjalan sehingga semua orang “bersiap-siap” untuk apa yang mereka anggap sebagai kunjungan mendadak yang tidak menyenangkan oleh manajemen.

Untuk menghindari hal ini, penyelia harus dengan cara lain membina hubungan yang santai dengan staf. Karyawan harus merasa bebas untuk mendiskusikan masalah dan pertanyaan secara terbuka dengan manajemen tanpa takut diejek, dihina, diremehkan atau dihukum. Banyak perusahaan telah menghasilkan konsep “HP Way” yang keluar dari departemen sumber daya manusia yang jumlahnya sedikit lebih dari poster warna di dinding dan kotak saran tetapi tidak ada perubahan dalam budaya perusahaan atau bagaimana setiap manajer berinteraksi dengan staf. Karyawan cepat menyadari kemunafikan dari program semacam itu dan hasilnya adalah manajemen karena objek ejekan bukan inspirasi.

Dengan membuat kunjungan Anda menyenangkan, pengalaman yang disambut dan dimana karyawan tidak takut dengan kedatangan Anda, Anda dapat mengharapkan hasil yang luar biasa dari metode MBWA. Dan Anda akan tahu bahwa Anda telah mencapai perubahan sejati dalam budaya perusahaan Anda ketika Anda tidak hanya berjalan-jalan untuk mengunjungi karyawan tetapi karyawan “mampir” pada Anda dengan berjalan-jalan jika tidak ada alasan lain selain berbagi lelucon atau donat. Itu adalah pengaturan yang ideal untuk kerja tim dan pemecahan masalah secara proaktif.

Menghasilkan Uang dari Dalam ke Luar

Ini adalah aksioma yang dipahami dengan baik dari dunia bisnis bahwa ada dua cara untuk meningkatkan laba bisnis. Secara sederhana, kedua cara itu adalah menghasilkan uang atau memotong biaya. Sekarang tidak ada bisnis yang dapat memotong biaya menuju profitabilitas. Tetapi dengan cara yang sama, pemborosan dan biaya internal yang berlebihan untuk bisnis apa pun dapat menggerogoti setiap keuntungan yang dinikmati bisnis. Jadi untuk maju dalam lingkungan bisnis yang kompetitif, kedua metode harus digunakan.

Ketika bisnis mengalihkan perhatian pada pemotongan biaya, ada tujuan bisnis yang dinyatakan atau tidak dinyatakan bahwa pemilik bisnis akan menemukan pendarahan signifikan dari pendapatan yang terjadi dalam sistem melakukan bisnis. Jadi jika sistem itu dapat ditingkatkan untuk menghilangkan pemborosan itu, bisnis akan benar-benar menghasilkan uang dari dalam ke luar karena biaya overhead bisnis akan turun secara dramatis.

Kemajuan biasa dari kampanye penghematan biaya seperti itu oleh sebuah bisnis adalah menemukan “buah yang rendah harganya” terlebih dahulu. Maksud kami adalah untuk memenuhi tuntutan manajemen, manajemen menengah akan mengidentifikasi penghematan yang dangkal dengan harapan memenuhi persyaratan. Oleh karena itu beralih dari cangkir sekali pakai ke cangkir atau mengurangi fasilitas ruang istirahat sering pergi pada blok memotong terlebih dahulu.

Sayangnya, sementara mungkin ada beberapa penghematan dangkal yang dapat ditemukan di tempat-tempat seperti itu, pengenalan efisiensi yang signifikan untuk setiap bisnis terletak pada tingkat yang lebih dalam dan mengambil proses yang lebih mendalam untuk menemukan masalah dengan bagaimana hal-hal dilakukan secara internal. Metodologi untuk menemukan “lubang uang” ini dalam sebuah bisnis sering disebut “Peningkatan Proses.” Konsep peningkatan proses adalah membuat diagram proses bisnis tertentu dari awal hingga selesai dan mendokumentasikan tahapan-tahapan yang dilaluinya, penyerahan wewenang untuk proses dan untuk menunjukkan tempat-tempat di mana metode yang tidak efisien menyebabkan biaya yang berlebihan dalam melaksanakan proses itu dalam perjalanan ke tahap akhir penyelesaian proses.

Secara rutin, area struktur bisnis yang paling sering diidentifikasi sebagai kandidat untuk ujian peningkatan proses adalah …

  • Overhead yang berlebihan antar departemen. Departemen dalam sebuah bisnis terkenal karena mengambil suasana fiefdom dan menjadi resisten jika tidak curiga terhadap departemen lain di perusahaan yang sama. Ketika itu terjadi, manajer departemen akan memperkenalkan dokumen dan pemrosesan yang tidak perlu menyebabkan “pekerjaan” pindah ke departemennya dari yang lain atau untuk pekerjaan yang selesai untuk terus berjalan di jalur mereka. Overhead yang berlebihan ini bisa mahal di tingkat departemen dan menjadikan bisnis sebagai unit yang cukup untuk benar-benar mengurangi profitabilitas organisasi.
  • Masalah komunikasi. Proses bisnis bergerak melalui organisasi karena setiap departemen atau entitas menambah nilai pada proses hingga penyelesaian pekerjaan. Namun jika komunikasi antar departemen atau orang di sepanjang rantai proses cacat, suatu proses dapat terhenti dan menunggu berjam-jam jika tidak beberapa hari sebelum komunikasi yang tidak terjawab ditemukan dan pekerjaan dimasukkan ke dalam siklus yang harus diselesaikan. Ini memperlambat atau memecah dalam komunikasi dapat menjadi saluran yang luar biasa bagi perusahaan. Untuk memperbaiki masalah tersebut, alat komunikasi modern harus ditinjau sehingga setiap orang yang signifikan di sepanjang rantai dengan cepat dibuat sadar akan pekerjaan yang perlu dilakukan dan dapat memberi sinyal kepada agen berikutnya bahwa langkah mereka selesai dan bahwa proses tersebut pindah ke tahap selanjutnya.
  • Infrastruktur TI yang tidak efisien. Program komputer yang ketinggalan zaman yang tidak terintegrasi satu sama lain menyebabkan pekerjaan yang tidak perlu dilakukan untuk mengambil data dari satu sistem dan memindahkannya ke program komputer berikutnya hanya untuk dimasukkan lagi di perhentian berikutnya di sepanjang rantai. Standarisasi dan integrasi data dan sistem akan memperkenalkan efisiensi besar untuk proses tersebut.

Dengan merampingkan proses pemindahan persyaratan bisnis dari awal hingga akhir, kita dapat menghilangkan banyak inefisiensi dan limbah yang melekat pada proses itu. Kami dapat memperkenalkan desain integrasi terkini di tingkat TI dan proses untuk dengan cepat memindahkan proses dari satu departemen ke departemen berikutnya setelah selesai. Hasilnya adalah organisasi yang disederhanakan yang tidak lagi “mengeluarkan uang” karena ketidakefisienan dan karenanya menghasilkan uang “dari dalam ke luar”.